La Sección de Gestión Documental ha venido impulsando la Campaña Súmate al Cero Papel, la cual trata de llegar al personal administrativo y docente de la Sede sobre la optimización de los recursos y el mejoramiento de los procesos del quehacer laboral diario. Así, se han tenido varios Protagonistas del Cero Papel que nos han hablado desde sus distintas secciones, aunque esta ocasión desde la casa de la Campaña, Adriana Layos, quien es la secretaria de la Sección para que nos comente su experiencia con la Campaña desde donde se inicia, la Sección de Gestión Documental.

Entrevistador: Adriana, ¿cómo apoya desde su lugar de trabajo la Campaña Súmate al Cero Papel?

Adriana Layos: Apoyo la Campaña Súmate al Cero Papel imprimiendo en papel reutilizable, en en varias caras, haciendo uso de las herramientas tecnológicas, como el correo electrónico, la carpeta compartida, que es una de las herramientas que se han implementado. También, como el proceso de los estudiantes admitidos para el semestre 2018 – 3 se ha iniciado, al momento de la recepción de los documentos se le da una constancia del recibido, este semestre se ha iniciado que, en vez de darle una constancia impresa, se le pide que a cada uno que lo trae personalmente, tome una foto con su teléfono del recibido, así se reduce y se minimiza el consumo del papel.

E: ¿Ha recibido apoyo en la implementación de la Campaña? Es decir, ¿más personas en la oficina han formado parte de esta práctica?

AL: Claro que sí, desde esta oficina nació la Campaña de Súmate al Cero Papel, por lo tanto, todo el equipo de trabajo tiene conocimiento de lo que significa la campaña. Además, se ha desarrollado Jornadas de Orden y Aseo en cada una de las dependencias. Esta campaña ha sido apoyada en gran parte desde la Vicerrectoría y acogida por las oficinas y secciones donde hemos estado presente.

E: Desde su experiencia ¿qué aporte le puede brindar a sus colegas de la Sede para que se acojan a la Campaña? Es decir, qué consejo les da a las demás secretarias de la Sede para que hagan parte de la Campaña desde sus lugares de trabajo.

AL: Que tengamos conciencia de consumo responsable desde nosotros mismos como individuos y lo extendamos a cada una de las oficinas del personal administrativo para minimizar el impacto ambiental y la implementación de las herramientas tecnológicas que tenemos a la mano, de igual manera, mantener el orden en cada sitio de trabajo, las oficinas y los archivos para así ser más eficaces en las labores diarias. Esto es uno de los lineamientos de las políticas de Gobierno en Línea que también podemos aplicar en cada uno de nuestros puestos de trabajo.

E: ¿Ha mejorado su actividad laboral desde que ha disminuido el consumo y utilización del papel?

AL: Sí, claro, se evidencia el orden, el espacio, la organización de los archivos de gestión y se minimizan los tiempos de respuesta ante las solicitudes que se reciben en cada oficina, también se evita el traspapeleo de documentos, lo que genera contratiempos al momento de dar respuesta a las solicitudes.

E: ¿Ha logrado ver un cambio significativo entre el antes del Cero Papel y el después de la Campaña?

AL: El cambio se ha evidenciado en su totalidad, anteriormente había mucho cúmulo de documentos, desorden y desorganización en los documentos lo que provoca, como le había comentado, el traspapeleo. Hoy en día se visualiza la organización de los archivos y el espacio y los puestos de trabajo más despejados y un ambiente de trabajo más cómodo y agradable.

Le agradecemos a Adriana Layos y le transmitimos nuestras felicitaciones, porque desde su punto de trabajo crea estrategias para contribuir a la Campaña Súmate al Cero Papel y nos da el ejemplo, desde la misma Sección de Gestión Documental de cómo, por medio de la constancia y la disciplina, uno de los Cinco Principios de las Cinco Eses, perdura la cultura del Cero Papel.

Mayo de 2018