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Reseña histórica del archivo de la Universidad Nacional sede  Medellín

Hasta 1974, funcionaba como dependencia adscrita a la Sección de Servicios Generales, donde prevalecía la función de Mensajería, en 1977 pasó a depender de la Secretaria de Sede con el nombre de Grupo Archivo y Correspondencia, a partir de éste momento se intentó recoger documentación que se encontraba en las dependencias, actividad que tuvo poco éxito por el temor que sentían de entregar la custodia a otra dependencia que no fuera la productora (se advierte que no siempre estaba en las mejores condiciones de almacenamiento y técnicas administrativas para su consulta).

A finales de 1986, con la nueva dirección de la Unidad, se pretendió sensibilizar al personal custodio de dichos documentos, en la importancia que estos representaban para la gestión de la universidad y fue así como poco a poco se fueron desprendiendo de ellos, permitiendo así que las demás dependencias pudieran acceder a ésta información.

Por lo anterior, ésta unidad empezó a plantearle  Proyectos a la Dirección de la Sede y solo hasta 1993, en forma coyuntural hubo un traslado masivo de documentos al archivo, provocado por el traslado de las oficinas Administrativas a sus nuevas instalaciones, motivo por el  cual  se dio inicio al desarrollo de actividades en gestión archivística.

 

Organización del Archivo Central y de la Oficina de Correspondencia

En 1993, la Facultad de Ciencias Humanas y Económicas realizó un proyecto, en el cual se plantearon entre otros, los siguientes objetivos generales:

  • Identificar, evaluar y diagnosticar los archivos de las diferentes dependencias.
  • Inventariar, clasificar, ordenar, seleccionar y describir el archivo activo general de la Universidad Nacional de Colombia Sede Medellín.
  • Proponer pautas para la administración documental.
  • Para el logro de dichos objetivos se propusieron las siguientes actividades:
  • Encuestas de Tipología Documental: Se realizó una prueba piloto en la Facultad de Ciencias Humanas y Económicas y en otras dependencias administrativas de la Sede.
  • Estudio de la Estructura Administrativa: Se obtuvieron organigramas de las facultades y el área administrativa.
  • Las actividades anteriores fueron suspendidas por el replanteamiento de objetivos y urgencia de poner al servicio la documentación que poseía el Archivo hasta entonces.

Implementación del Sistema Integrado de Administración Documental SIAD

En 1996 el Archivo General de la Nación exigió a las entidades del Estado tener los archivos organizados y la Facultad de Ciencias Humanas y Económicas propuso formar el Archivo Histórico de la Universidad Nacional Sede Medellín. Pero como éste no se podía formar sino se organizaban primero los documentos que se custodiaban en el Archivo Central, se formuló este proyecto, coordinado por dicha Facultad con los siguientes objetivos específicos:

  • Concentrar intereses comunes y lograr el compromiso de todas las facultades y dependencias administrativas en el desarrollo de un Sistema Integrado de Administración de Documentos, para beneficio de la comunidad universitaria.
  • Diseñar y aplicar el manual de políticas documentales.
  • Establecer y desarrollar el manual de políticas archivísticas.
  • Definir los servicios y funciones del Archivo Central de la Universidad y la estructura administrativa y operativa que requiere.
  • Crear el Archivo Histórico que permita la recuperación del patrimonio documental y el acceso a la valiosa información allí contenida.

Para la ejecución del proyecto se propusieron tres fases, las cuales implicaban recursos económicos, inversión de tiempo y el desarrollo de varias actividades. El siete de noviembre de 1997 la Unidad de Microfilmación presentó un informe final sobre los resultados obtenidos de éstas fases, después de 11 meses de trabajo. A continuación se presenta una breve descripción de los logros de las mismas:

Fase A: De Preparación. Se identificó la conformación orgánico - administrativa de la Sede desde su funcionamiento práctico, se determinó el volumen documental de la época, se actualizó el diagnóstico y se realizó el cronograma con detalle de recursos, y el presupuesto.

Fase B: De Ejecución:

  • Primera Etapa: Organización de los Archivos de Gestión en la Facultades y Oficinas Administrativas. Se identificó el estado, condiciones de almacenamiento y conservación de la información de la Sede.  En cuanto a la selección y descarte de documentos la Sede no contaba con herramientas archivísticas como las Tablas de Retención Documental (TRD) que permitiesen asignar valores a los documentos y planear las transferencias de un archivo a otro.
  • Se dio inicio a las remisiones de documentos al archivo central, pero fueron suspendidas debido a que se agotaron las existencias de cajas, además de que la Sede no había dispuesto el espacio físico (área) requerido. A finales de 1997 se le asignó a la Sección un nuevo espacio y se doto del material necesario para darle continuidad al traslado de los archivos de gestión de las oficinas.
  • Segunda Etapa: Política Documental. Esta etapa no fue posible concretarla debido a las dificultades presentadas en la realización de los inventarios, la falta de organización de los archivos de las oficinas, la complejidad de la información, entre otras, que incrementaron el tiempo programado para las actividades operativas.
  • Tercera Etapa: Política Archivística: Esta etapa no fue posible concretarla.
  • Cuarta Etapa: Creación del Archivo Histórico.  Esta etapa no fue posible concretarla.

Fase C: De Funcionamiento. Se realizó sensibilización entre la comunidad universitaria sobre el valor de su patrimonio documental, mediante cartas, circulares y plegables, como compromiso de la Secretaria General y de la Sección de Archivo y Correspondencia en la Sede, enmarcada en su responsabilidad disciplinaria, administrativa, civil, penal y cultural frente al manejo, organización y conservación eficiente del archivo universitario.


Establecimiento de una Tabla de Retención Documental para la Sede

En julio de 1998, la Vicerrectora de la Sede autorizó la ejecución del proyecto "Investigación sobre la Producción Documental para el Establecimiento de una Tabla de Retención Documental para la Sede", bajo la coordinación de la Facultad de Ciencias Humanas y Económicas, Unidad de Administración Documental y Microfilmación; y con el respaldo de la Secretaria de Sede y la Sección de Archivo  y Correspondencia. En el cual se plantearon los siguientes objetivos:

Objetivo general. Identificar y caracterizar la producción documental en la Sede para el establecimiento de las Tablas de Retención Documental.

Objetivos Específicos:

  • Identificar las funciones de las oficinas productoras de documentación,
  • Estudiar los caracteres internos de los documentos producidos,
  • Recopilar y analizar la legislación existente que regula la producción, trámite y vigencia administrativa de los documentos que produce cada oficina,
  • Analizar los valores que comportan los tipos documentales producidos, determinando el ciclo vital desde su producción hasta su conservación final,
  • Construir la Tabla de Retención Documental.

En el 2000 se presentó la propuesta de TRD ante el Comité de Archivo de la Sede, quien las analizó e hizo recomendaciones para que se realizaran las correcciones pertinentes, y así someterlas a evaluación por parte del Comité de Archivos del Nivel Nacional, el cual emitió dos conceptos en el 2001 y encomendó a la División de Archivo y Correspondencia de la Sede Bogotá asesorar y apoyar a la Sección de Archivo y Correspondencia de la Sede Medellín en los ajustes que se debían realizar en la nominación de Series y/o Subseries y Soporte Normativo, y en la elaboración de nuevos Diagramas de Flujo Documental (tanto para las facultades como para el componente administrativo de la Sede); proceso que continúa en la actualidad.

 

Recuperación y Preservación de la Memoria Institucional. (Primera Etapa)

El 27 de octubre del año 2000, la División de Archivo y Correspondencia de la Universidad Nacional de Colombia Sede Bogotá, partió del supuesto de que todas las TRD estaban aprobadas, para adelantar el proyecto de la Recuperación y Preservación de la Memoria Institucional de la Universidad Nacional de Colombia, auspiciado por la Academia Colombiana de la Ciencia, con el fin de iniciar la organización moderna de los Archivos de la Universidad. Para ello, la jefe de la División, envió el plan de trabajo a la Sección de Archivo y Correspondencia Sede Medellín, solicitando que se orientara según la siguiente metodología:

Objetivo General. Adelantar la organización de los Fondos Documentales Acumulados (FDA) de la Universidad Nacional en una primera etapa de acción preventiva, de rescate y conservación de los documentos que hacen parte de dichos Fondos.

Objetivos Específicos:

  • Diagnosticar el estado de la producción documental acumulada de la Universidad,
  • Realizar labores de prevención y preservación de los documentos,
  • Adelantar la organización de los documentos correspondientes a dichos fondos de la manera como se describe en los pasos metodológicos.

A finales del año 2000 y principios del 2001 se logró recuperar y ordenar la documentación generada por la Facultad de Ciencias Agropecuarias hasta 1998, además entre octubre y diciembre de 2001 se recuperó y se identificó mucha parte de  la documentación de la Vicerrectoría de Sede, y las Facultades de Arquitectura, Ciencias y Ciencias Humanas y Económicas.


Se inició la elaboración de reseñas históricas de las dependencias, levantamiento de organigramas, acorde con las reformas estatutarias de la Universidad.

Finalmente, con el planteamiento que se hizo desde el Nivel Nacional de la Universidad, en la necesidad de establecer el Sistema de Archivo de la Universidad Nacional –SAUN, le fueron asignados  recursos  al proyecto Recuperación de la Memoria Documental y reorientación de la gestión archivística de la Universidad Nacional de Colombia – Sede Medellín, el cual tuvo su mayor desarrollo durante el año 2004.

 

El Proyecto tiene como objetivo general: Reorientar la gestión archivística de la Sede, mediante la organización de la producción documental, adecuación de la infraestructura física y la implementación de lineamientos técnicos archivísticos que la conduzcan a su normalización como un avance significativo en la recuperación y modernización de la organización documental en la Sede.  Además presenta los siguientes objetivos específicos:


Aplicar la metodología desarrollada por el Nivel Nacional, para la implementación de las Tablas de Retención Documental (TRD) en las dependencias administrativas de la Sede.

Realizar seguimiento a la aplicación de las TRD en las Facultades y en las dependencias donde ya han sido implementadas.

Organizar técnicamente los Archivos Acumulados, el Archivo Central y el Archivo Histórico de la Sede para facilitar las transferencias documentales, la organización y preservación del Archivo Central e Histórico.


Adecuar y optimizar la infraestructura física del Archivo Central e Histórico con las condiciones técnicas apropiadas para su conservación.

Divulgar el proceso y la memoria documental de la Sede con el fin de fomentar un mayor sentido de pertenencia hacia el archivo y la Universidad.