En la Sede Medellín la Campaña Súmate al Cero Papel se relaciona con la reducción progresiva del uso de papel y la sustitución de documentos de formato físico a formato electrónico mediante la utilización de herramientas tecnológicas. Este enunciado lo entiende muy bien el Dr. Mauricio Castrillón quien como director de ordenamiento y desarrollo físico de la Sede Medellín es un ejemplo de las buenas prácticas en torno a la Campaña y tiene muy claros los beneficios que esto genera.

A partir de una entrevista en su lugar de trabajo, pudimos constatar su experiencia con la implementación de la Campaña y su práctica de menos papel desde su oficina.

¿Conoce la Campaña Súmate al Cero Papel?

La Campaña de Cero Papel sí la conocemos, estamos alineados con ella, esta es una dirección que por manejar proyectos tiende a consumir mucho papel no sólo en formatos tamaño carta y oficio, sino en planos. Nosotros hemos venido implementando estrategias para minimizar ese consumo de papel.

¿Qué estrategias han implementado como aporte a la Campaña?

Lo primero es que los proyectos ya los modelamos y los desarrollamos en Bim que es una construcción virtual. Lo que generamos son los modelos en un software que se llama Revit y eso evita estar imprimiendo una cantidad de planos. Y para la dirección y la Sede estamos implementando el Facility Manager con una herramienta que se llama Mántum  que es el gestor que tiene que ver con todos los activos de la Sede.

¿Desde cuándo están implementando estos programas?

El proyecto lleva dos años y medio, la implementación de estos programas se está haciendo desde el año pasado.

¿Qué beneficios ve usted de implementar este tipo de prácticas que aportan a la Campaña Súmate al Cero Papel?

Primero, que reducimos el consumo de papel. Segundo que tenemos digitalizados los documentos. Nosotros tratamos de que la mayoría de oficios o de documentos que salen o que lleguen de la dirección sean digitales, eso nos ayuda a gestionarlos de una manera más eficiente. El documento físico a veces se extravía o se deteriora entonces con esta buena práctica reducimos el consumo.

¿Qué beneficios le ve usted a la Campaña Súmate al Cero Papel? ¿Qué consejo les da a las personas que aún no han percibido los beneficios del cambio?

Yo creo que eso es un tema de actitud. Muchas personas por ejemplo dicen que no son capaz o no les gusta leer en la pantalla, nosotros por ejemplo hemos hecho una reconversión en el hardware de la dirección, tenemos pantallas más grandes, la mayoría leemos y hacemos todo desde el computador. Es un cambio de actitud. Venimos de una cultura del papel y creo que es tener la mente abierta para empezar a cambiarla.

La Sección de Gestión Documental, agradece al director de ordenamiento y desarrollo físico de la Sede Medellín, Doctor Mauricio Castrillón, y a su equipo de trabajo por su compromiso con la campaña Súmate al Cero Papel y la implementación de herramientas electrónicas en la gestión documental.

Marzo de 2018