Tuvimos la grata oportunidad de acompañar al Dr. Dominique en un espacio de su jornada laboral quien nos atendió cordialmente y nos cuenta, a través de algunas preguntas que le realizamos, un poco de lo que ha sido su experiencia sumándose a la práctica de menos papel

¿Desde cuándo viene implementando en su oficina la cultura del cero papel y que lo motivó a hacerlo?

Desde que arranque a trabajar en la universidad Nacional en el año 2008 ya venía convencido que entre menos papel se administre físicamente, más fácil será la gestión que se puede desarrollar.

¿Qué beneficios le ha traído para su día a día la utilización de herramientas electrónicas?

Hay 2 connotaciones uno es el papel que se produce dentro de la oficina que siempre tratamos que sea el más mínimo, ya que tenemos un control y la dinámica en la que todos estamos convencidos de no producir mucho papel, y lo otro es el papel que se recibe de afuera (otras dependencias – fuera de la universidad) que es un volumen muy alto el que se recibe, tratamos de canalizar y darle manejo a la mayor cantidad por medios electrónicos. Esto permite tener tiempos de respuesta mucho más cortos.

¿Qué herramientas electrónicas utiliza más en su oficina, scanner, correo electrónico, intranet, carpetas compartidas en red, etc.?

Principalmente entre los miembros de la dependencia utilizamos la combinación de carpetas compartidas en red, escáner para que no nos envíen papel y nosotros no enviar, en la medida de lo posible utilizamos los archivos digitales y las respuestas electrónicas.

¿Ha mejorado la  eficacia y eficiencia en su área desde que utiliza menos papel, cuéntenos su experiencia?

Lo primero que hice desde que llegue a la universidad fue la creación de archivos en el computador con las dependencias con las cuales tenía relación ya sea de entrada o de salida y cuando pase a mi cargo actual, hice la réplica de lo anterior. Para mí ha sido muy eficiente este trabajo ya que tengo a mi disposición a un solo clic toda la herramienta con la que he trabajado a lo largo de los años sin necesidad de desplazarme, puedo buscar consultas antiguas o información que necesite para contestar un requerimiento.

¿Otras personas en su oficina han tomado esta buena la práctica de la utilización de menos papel?

He tratado de convencer a todos los integrantes que hacemos parte de la dependencia, en su mayoría las personas han acatado el mensaje y trabajado desde la cultura del menos papel, otros pocos que llevan muchos años trabajando bajo el sistema de universidad el cual es muy dado al papel, no ha sido fácil pero los hemos ido llevando poco a poco. Cabe anotar que el impacto no es del 100% de las personas pero aun así hemos disminuido notablemente el consumo de papel.

¿Hay alguna diferencia de antes y ahora, es decir, sin Cero Papel y con Cero Papel?

A manera de ejemplo hace unos años llegaba entre 50 o 60 solicitudes de ingreso diarias y esto había que fotocopiarlas 6 veces cada documento para cada portería, así nos gastábamos unos 300 fotocopias diarias y en 5 días eran 1500 copias (5 resma semanales), aparte de eso el trabajo en las porterías con tanta documentación se hacía muy engorroso y lento. Ahora hemos visto una mejoría importante y gran beneficio ya que en las porterías con excepción de 2 ya tenemos computadores y este trámite que anteriormente nombraba se hace de manera digital y así una persona puede ingresar a la universidad de manera ágil.

¿Necesitó algún tipo de capacitación para realizar este cambio en su manera de trabajar?

Recibimos apoyo de la OTIC en la manera de manejar algunos archivos para poder enviarlos a los correos electrónicos por el alto peso del archivo mismo, y nos apoyaron con un sistema recomendado por ellos con el fin que los archivos no pesaran tanto y poder darle el trámite que necesitamos.

¿Sólo en qué casos utiliza las impresoras de su oficina?

Solo en los casos en que me exija una respuesta escrita, allí debo imprimir el documento y reenviarlo firmado.

¿Desde su experiencia qué le puede decir a las demás dependencias que aún no  logran hacer este cambio?

Básicamente que den el paso, ya que estas herramientas lo que hacen es simplificar el trabajo, yo soy un convencido que los computadores no son más que una herramienta de trabajo, es el hecho de sacarle las ventajas a estas herramientas y yo hago mi parte que es tomar la decisión sobre qué es lo que voy a hacer con estas.

¿El flujo de documentos que se manejan en su oficina ha disminuido en que porcentaje?

Con documentos de entrada (lo que viene de afuera de la dependencia) cerca de un 20% aproximadamente y con documentos de salida (Lo que se produce en la dependencia) hemos logrado bajar el flujo en un 90% aproximadamente.

¿Qué acciones realiza para disminuir el consumo de papel en su oficina continuamente para evitar la reincidencia?

Por convicción de nosotros está claro el mensaje, no imprimir documentos si realmente no es necesario.

Felicitaciones Dr. Dominique. Es usted un claro ejemplo para toda la sede y nos muestra que sumarse a la cultura del cero papel trae consigo muchísimos beneficios.

Julio 2016