Desde la Sección de Gestión Documental hasta muchas otras dependencias, la Campaña Súmate al Cero Papel tiene el propósito de sensibilizar a todo el personal administrativo y docente de la Sede sobre la optimización de recursos y el mejoramiento de los procesos en el día a día. Este es el caso la Sección de Registro y Matricula donde la jefe Maria Zuly Zuluaica.

¿Cómo la Campaña influye en las actividades laborales de Registro y Matrícula?

El Cero Papel tiene como aliado la Ley Antitrámite, para llevar a cabo muchos de los procesos que tenemos, debíamos imprimir mucha documentación con el fin de informar a la comunidad, ahora estos son publicados en una página web y  todos los pueden buscar digitalmente, nosotros como dependencia hemos reducido sustancialmente la producción de documentos.

Uno de los casos más exitosos donde se ve reflejado la disminución del consumo de papel es durante las pruebas de admisión, aquí hacemos separación del plástico y el papel, el plástico lo distribuimos para reutilizarlo en diversas actividades y las citaciones para los admitidos que anteriormente se imprimían, ahora se tiene un eficiente sistema donde los estudiantes pueden ingresar y consultar la información que necesiten. Anteriormente también se entregaba un plegable durante la prueba de admisión al aspirante, donde se indicaba que documentación era necesaria en caso de ser admitido, hace un año aproximadamente no se imprime este documento, sino que se publica en la página web de registro y matricula, solo con este proceso nos estamos ahorrando cerca de 8000 hojas de papel anualmente y de manera digital los estudiantes pueden visualizar la información.

¿Desde cuándo viene implementando su oficina la cultura del cero papel y que la motivó a hacerlo?

Desde que llegue como jefe de la Sección hace 5 años, la cultura del cero papel se desarrolla paralelamente con el desarrollo de la ley antitrámite, si analizamos esta iniciativa una se complementa con la otra.

¿Cómo Colabora su oficina al Cero papel?

Es un apoyo de todo el equipo de trabajo, incorporando la automatización de los procesos, la utilización de archivos digitales, es una cultura que ha ido llegando a todos con el pasar del tiempo ya que no es fácil.”

¿Qué herramientas electrónicas utiliza más en su oficina?

La principal herramienta que utilizamos es el Sistema de Información Académica y de allí se han hecho varios desarrollos que ayudan a facilitar las tareas, tenemos portafolios de servicio, repositorios de los actos académicos, la entrega de algunos certificados de manera digital, y tenemos el proyecto como acción de mejora, incorporar  a la gestión del archivo de historias académicas la nueva impresora que permite tener el control de las historias académicas para la digitalización de estas.

¿Ha mejorado la  eficacia y eficiencia en su área desde que utiliza menos papel, cuéntenos su experiencia?

Desde mi punto de vista personal, hemos logrado tener mayor control sobre los procesos que manejamos ya que las actividades de la dependencia son muy delicadas, y queremos tener registro de todo lo que hacemos, esto nos permite ser más productivos.

¿Otras personas en su oficina han tomado esta buena la práctica de la utilización de menos papel?

Esta es una iniciativa en la que todo el equipo de trabajo participa activamente, un ejemplo de esto es que cuando tenemos la obligación de imprimir algún documentos, lo hacemos en papel reutilizable, tanto con el personal de planta como los contratistas la aceptación es muy buena y se tiene la conciencia de imprimir lo mínimo posible.

¿Nos puede hablar de los beneficios del Cero papel en su oficina?

Los beneficios son muchos, el objetivo es trabajar con control y autocontrol, y ahora tenemos mayor control de nuestras actividades, el tener el registro digital nos facilita mucho más la búsqueda de las evidencias, no es fácil dejar la cultura de estar rayando o escribiendo, ya que hace parte de nuestro proceso de formación y tenemos claro que aún nos falta mucho, pero todo el equipo está dispuesto a adoptar esta práctica.

¿Necesitó algún tipo de capacitación para realizar este cambio en su manera de trabajar?

Sí claro, es un proceso de transformación donde están implicadas algunas dependencias que también nos apoyan como Gestión Documental, la OTIC y las otras dependencias donde hemos llegado a acuerdos y establecer directrices compartidas, es un trabajo mancomunado.

¿Sólo en qué casos utiliza las impresoras de su oficina?

Aún tenemos mucha certificación que debemos manejar en papel, donde aquí detectamos dos situaciones, la primera es el uso del papel y el segundo el costo que asume el estudiante, en su mayoría la impresión se utiliza para este propósito.

¿Desde su experiencia qué le puede decir a las demás dependencias que aún no  logran hacer este cambio?

Yo entiendo que muchas dependencias deben por requisitos de ley manejar evidencia en físico, lo que habría que analizar es que tramites se pueden automatizar donde el control  y el flujo de las evidencias queden soportados en sistemas de información.

Felicitaciones a Maria Zuly y a la oficina de Registro y Matricula, son un claro ejemplo para toda la sede y nos muestra que sumarse a la cultura del cero papel trae consigo muchísimos beneficios.

Octubre de 2016