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El profesor Pedro Ignacio Torres,  docente universitario y Director del Área Curricular de Arquitectura y Urbanismo de la Facultad de Arquitectura de la Sede Medellín junto con Lina Velasco, asistente de la Facultad, nos comentan acerca de su labor ejemplarizante sobre las buenas prácticas del Cero Papel y los beneficios que esto genera.

¿Desde cuándo viene implementando su oficina la cultura del cero papel y que lo motivó a hacerlo?

Es un proceso de Facultad, hace años se viene hablando y desde  la ley 527 de 1999 del Archivo General de la Nación, de la validez del correo electrónico institucional como elemento legal para establecer cualquier relación y como soporte para los procesos, en esa concientización se ha venido trabajando; primero, manejamos lógicamente el papel porque hay documentos que así lo amerita, segundo es seguro en el sentido en que queda el registro guardado y tercero, ante la complejidad de tanto trámite, nos es más fácil tener un control constante sobre los procesos, la reducción es alta y en eso ha sido muy representativo el aporte de las asistencias académicas en cabeza de Lina Velasco y Laura Roballo, es un manejo de cultura común.

¿Cuáles buenas prácticas del Cero Papel ponen en práctica en esta dependencia?

Aquí nos gastamos un poquito más de tiempo revisando muy bien antes de llevarlo a papel, que los documentos estén claros, que tengamos todos los aspectos revisados y cubiertos para poder entrar en materia de impresiones cuando es necesario. Es importante resaltar que el papel usado no se desecha, sino que se le da un segundo uso y luego se va a reciclaje, sembramos arboles virtualmente.

¿Qué herramientas electrónicas utiliza más en su oficina?

Está el correo y algo que no es oficial que son los medios de redes sociales como WhatsApp, además de un servicio de Google para efectos de inscripción o preinscripción de por medio de los formularios digitales. También tenemos proyectos de acreditación internacional que se están manejando con la Sede Bogotá y Manizales, donde tenemos un grupo en WhatsApp para la comunicación constante, no hacemos correo para imprimir, esto no suplanta al papel pero ahorra mucho tiempo porque va online.

¿Cuáles son los beneficios del Cero papel en su oficina?

El tiempo, la estructuración de una red de trabajo continua, el trabajo eficiente, si hay papel tener una carpeta específica y sino, tener la información en la red nos permite a todos estar actualizados, tener muchos papeles puede ser peligroso, porque la  interpretación del documento no siempre es el adecuado.

¿Necesitó algún tipo de capacitación para realizar este cambio en su manera de trabajar?

Tuvimos capacitación a nivel de Sede con la presentación del programa y se enviaron varios correos; a raíz de estas intervenciones empezamos a concientizarnos y coger la cultura. Sabemos que pertenecemos a una comunidad y debemos trabajar en lo que la comunidad propone.

¿Sólo en qué casos utiliza la impresora de su oficina?

Las pre-actas se mandan digital y las actas se devuelven digitales para no llenar de papel a todo el mundo, incluso los comité nuestros se realizan con este medio de apoyo, solo llegan en papel las solicitudes de los estudiantes, básicamente todos los procesos internos de desarrollo son digitales y en papel solo queda lo que exige la norma.

Desde su experiencia ¿qué le puede decir a las demás dependencias que aún no  logran hacer este cambio?

Que miren los beneficios y que todos debemos participar a través de la consciencia, porque los apoyos nos sobran, la Sede tiene varios programas, nos brindaron la asesoría y nos ayudaron a organizar toda la cultura del papel, es mejorar el nivel de vida de las generaciones venideras, además se tienen beneficios en tiempo, eficacia y en mejora de los procesos, es darle solo el papel preciso al papel. Constantemente estamos en esta labor, por medio del día a día se adquiere consciencia, es saber sobre lo delicado que es el papel en toda la extensión de su palabra y el complemento de la cultura digital, es una constancia que se convierte en cultura, que bueno que los demás se dejen contagiar, facilita la convivencia y que los procesos fluyan, es dejarse guiar de quienes conocen.

 

Felicitaciones al profesor Pedro Ignacio Torres Arismendi, a Lina Velasco y a todo el personal del Área Curricular de Arquitectura y Urbanismo de la Facultad de Arquitectura, quienes son un claro ejemplo para toda la Sede y nos muestra que sumarse a la Cultura del Cero Papel trae consigo muchísimos beneficios.

 

Marzo de 2017