Jornada de Orden, Aseo y Autocuidado en la Escuela UN

Julio 2018

El pasado 22 de junio de 2018, la Sección de Gestión Documental realizó la Jornada de Orden, Aseo y Autocuidado, en la Escuela UN con en el apoyo de la Oficina de Aseo, Seguridad y Salud en el Trabajo, Inventario y Transporte. Se realizó el proceso de selección, organización y clasificación de los espacios para almacenar los artículos y documentos importantes. Se realizó la explicación del Principio de las Cinco Eses, que se basan en los principios del Kaizen, que en japonés quiere decir seguir mejorando, los cuales son:

1. Clasificación y descarte: seiri, separar innecesarios.
2. Organización: seiton, situar necesarios.
3. Limpieza: sei, suprimir suciedad.
4. Higiene y visualización: seiketsu, señalar anomalías, estandarización.
5. Disciplina y compromiso: shitsuke, seguir mejorando.

De esta manera, las actividades en el lugar de trabajo sean más agradables para quienes ahí laboran y para los visitantes y posibles clientes que puedan pasar por las oficinas. 

Sección de Gestión Documental

Desde la Sección se realizó la revisión de la documentación producida por la Escuela y se hicieron recomendaciones para el manejo adecuado de los archivos de gestión. También se dieron consejos a los docentes para el manejo de sus documentos en las aulas de clase y se realizó una socialización sobre los archivos electrónicos y las ventajas que estos tienen a la hora de acceder a la información.

Acompañamiento de la evaluación de documentos de la Secretaría (izquierda) y el Consultorio de Psicología (derecha)

Sección de Seguridad y Salud en el Trabajo 

Durante la jornada, la Sección de Seguridad y Salud en el Trabajo revisó los puestos de trabajo donde se identificaron condiciones inseguras que se deben mejorar. Esta actividad proporcionó información valiosa para que tanto el personal vinculado como contratista pudiera mejorar su área de trabajo.

Por parte de la Fonoaudióloga realizó una evaluación de la voz dirigida a los docentes de la Escuela, con el fin de dar ejecución al Sistema de Vigilancia Epidemiológica (SVE) de la Voz Ocupacional. El propósito de la actividad fue la detección, identificación, registro de los factores de riesgo y diagnóstico de las condiciones de salud vocal del personal expuesto. En total se realizó la valoración a 5 docentes.

Evaluación de la elevación de la silla y la ergonomía en el puesto de trabajo en la Secretaría de la Escuela. (izquierda) Examen de fonoaudiología para los docentes de la Escuela (derecha)

Oficina de Inventarios

Gracias a la participación de la Oficina de Inventarios se pudo dar de baja 7 equipos obsoletos y 14 muebles, algunos en mal estado otros que no estaban siendo utilizados. Esto posibilitó despejar espacios que estaban siendo ocupados por estos equipos y pueden ser utilizados para realizar otro tipo de actividades y darles otro uso.

Revisión del material didáctico y deportivo para evaluar su condición de uso.

Conclusiones de la Jornada

Los funcionarios de la Escuela UN participaron activamente de la jornada. Aplicaron el Principio de las Cinco Eses (clasificar, organizar, estandarizar, limpiar y disciplina) explicadas por el área de Gestión Documental, con el fin de mejorar los espacios de trabajo y el manejo de los documentos que ayudan a minimizar los riesgos.

Hubo una gran participación de los funcionarios de la Escuela en la Jornada.

 Antes y después de la Jornada:

Antes y después

Antes y después de la Jornada

En total se recuperaron 192 kilos de material reciclable. Se sacaron 113 kilos de basura, 7 equipos obsoletos y 14 muebles.

Recuperación y pesaje del material recolectado en la Jornada

 La Sección de Gestión Documental agradece por la excelente labor de todas las personas que nos acompañaron, por su buena disposición y por tener una actitud positiva frente a las recomendaciones y observaciones, para lograr que la jornada se desarrollara y tuviera resultados de forma exitosa.

Es muy gratificante ver los resultados de un trabajo interdisciplinario entre las áreas, denota una excelente labor en equipo.