El viernes 9 de septiembre, a la 1:30 p.m., se realizará la primera actividad de orden y aseo en la Sede, con la participación de la Facultad de Arquitectura (bloques 24 y 25), la División de Contratación y Gestión de Bienes, la División de Registro y Matrícula y las oficinas del segundo piso del bloque 19.

La Sección de Gestión Documental invita a los funcionarios a participar activamente y seguir estas recomendaciones:

• Traer ropa y zapatos cómodos

• Utilizar guantes y tapabocas durante la jornada

Informes:
Gestión Documental
Telefóno: 4309586
Correo: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

 Estas jornadas se han realizado en otras instituciones públicas como la Gobernación de Antioquia, obteniendo valiosos resultados:

Antes            -            Después

 Imágenes: Jornada de aseo, Gobernación de Antioquia

Una vez finalizada la jornada, los funcionarios disfrutarán de un espacio agradable, limpio y seguro para todos.

Esta jornada está liderada por la Secretaría de Sede, a través de la Sección de Gestión Documental y con el apoyo de la División de Logística, Sección de Seguridad y Salud en el Trabajo, Sección de Inventarios, Sección de Calidad, OTIC, Oficina de Gestión Ambiental y Oficina de Unimedios.

¿Qué es la Jornada de Autocuidado?

La jornada es una actividad orientada a fortalecer las habilidades y las actitudes dentro de una visión transparente de la institución. Está basada en la adquisición de un enfoque integral de sí mismo en el cual nos identifiquemos como seres laborales, sociales, ambientalmente responsables y complementarios uno del otro, con el resultado natural de un incremento de coherencia para orientar el sentir y el hacer, bajo el principio de las 5S.

Esta actividad permitirá a través de nuevas acciones, integradas en nuestro quehacer diario, consolidar una cultura de orden, aseo y autocontrol, que contribuya a factores como: mejorar el clima y el rendimiento laboral encontrando cada cosa en su lugar; vinculación con los programas de gestión ambiental, reutilizando lo que se pueda aprovechar y desechando lo que no es posible reutilizar; aportar en la prevención de accidentes de trabajo por falta de orden y aseo; esto, apuntando a una mejora continua en la calidad de los procesos, comenzando por un reconocimiento de sí mismo, el valor del otro y la relación con los demás y nuestro entorno.

Estas visiones y habilidades son fundamentales para estructurar procesos de cambio que nos lleven a mejorar la disposición para interactuar en nuestra labor diaria.

• Las 5 S de los puestos de trabajo

  1S: Clasificación y descarte (seiri): lo necesario, lo innecesario y desalojar lo innecesario.

  Actividades a realizar:

  • • Revisar la documentación que se tiene.
  • • Clasificar la documentación (Acorde a la gestión documental).
  • • Lo que se constituya material de reciclaje separarlo y depositarlo en bolsa gris, suministrada por el personal de aseo.
  • • Luego se procede a: llevar las bolsas grises con reciclaje a los acopios destinados por cada piso para que posteriormente sea recogido por el personal designado por la División de Logística.
  • • Si tiene muebles, equipos y objetos no necesarios, obsoletos o inservibles disponga la entrega para despejar el lugar, recuerde que otra área lo puede estar necesitando.

  
  2S: Organización (seiton): crear un lugar organizado funcionalmente en donde se pueda tomar enseguida lo que se necesite al momento que se requiera.

  Actividades a realizar:

  • Ordene la correspondencia, de lo contrario todos esos oficios se pueden acumular. Lo que no le corresponda transfiéralo o si es el caso recíclelo.
  • Elimine todos esos papelitos adhesivos que suele pegar por todas partes. En lugar de estos, consiga una libreta o cuaderno pequeño, y utilícelo para tomar notas, números, direcciones, ideas, etc.
  • Cree un archivo del material al que hace referencia continuamente, como números de teléfono y manténgalo accesible en su PC.
  • Programe en su agenda un tiempo para que pueda archivar sus documentos y ordenar su escritorio.

  
  3S: Limpieza (seisou): comprometerse a mantener limpia su área de trabajo antes y después de su jornada.

  Actividades a realizar:

  • Establezca su propio programa de limpieza, diario y periódico, con un cuadro de tareas para cada lugar específico.
  • Mantenga el suelo limpio y en la medida de lo posible seco.
  • Saque el polvo y suciedad de los sitios de trabajo.
  • Limpie cualquier suciedad en las herramientas, instrumentos o aparatos, antes y después de su uso y verifique su funcionalidad.
  • Si durante el proceso de limpieza encuentra desorden, identifique las causas principales y establezca acciones preventivas.
  • Antes de salir, dejar todo tan ordenado y limpio como se requiere encontrar al día siguiente.
  • Establezca estándares de limpieza.
  • Utilice los sitios y recipientes indicados para disponer los residuos.

  
  4S: Higiene y visualización (seiketsu): mantener el ambiente de trabajo, logrando clasificar, ordenar y limpiar.

  Actividades a realizar:

  • Añada citas y demás cosas a una agenda apenas sean programadas.
  • Cuando deje de trabajar en algo, déjelo en su sitio hasta la próxima vez que trabaje con él. No deje proyectos terminados “a medias” en el escritorio.
  • Deje sólo lo absolutamente necesario en el escritorio. Si desea fotos personales en la oficina, deje simplemente una en el escritorio.
  • Evite al máximo tener objetos decorativos sobre la mesa de trabajo, estos disminuyen su espacio útil y generan fatiga visual.

  
  5S: Disciplina y compromiso (shitsuke): acostumbrarse a obedecer lo decidido (regla) y cumplir correctamente con las actividades creando una disciplina.

  Actividades a realizar:

  • El respeto de las normas y estándares establecidos para conservar el sitio de trabajo impecable.
  • Realizar un control personal y el respeto por las normas que regulan el funcionamiento de una organización.
  • Promover el hábito de autocontrolar o reflexionar sobre el nivel de cumplimiento de las normas establecidas.
  • Comprender la importancia del respeto por los demás y por las normas en las que el trabajador seguramente ha participado directa o indirectamente en su elaboración.
  • Mejorar el respeto de su propio ser y de los demás.

   

• Actividades a desarrollar

  1. Actividad de Orden y aseo

  
  Aseo: Mecanismo a través del cual se eliminan los desechos de nuestro entorno de trabajo permitiendo conservar equipos, máquinas, materiales e insumos en buenas condiciones. Es decir lo que se puede reciclar y lo que no.

  
  Beneficios:

  • • Simplifica y hace más agradable el trabajo.
  • • Estimula mejores hábitos de trabajo.
  • • Disminuye causas de accidentes.
  • • Da una imagen positiva frente a los ciudadanos, proveedores y visitantes.
  • • Aportamos al medio ambiente.

   

  2. Actividad Almacenamiento

  • Identifique y haga una lista de los elementos que tiene en su puesto de trabajo. Pregúntese ¿Es necesario? Si lo es ¿Tiene que estar aquí?

  • Separe los elementos que sirven de los que no y estos se deben trasladar o reintegrar. Clasifique lo necesario. Puede ser que una herramienta este en buenas condiciones, pero si nadie la utiliza, entonces es innecesaria.

  • Separar las herramientas de trabajo de acuerdo a una clasificación, ya sea por periodicidad de su uso, importancia, o por tipo de trabajo.

  • Cree un archivo en el computador en donde ubique trabajos pendientes.

  • Las estanterías y los archivadores se deben organizar según la resistencia y uso de los elementos:

   

  • Los objetos de mayor peso en partes bajas.
    Los objetos de poco peso y poco uso en partes altas.
    Los objetos de mucho uso y mediano peso en partes medias.
    Los elementos largos: parados o colgados.
    Los elementos anchos en una esquina no transitada o en un cuarto aparte para tal fin.
    Los elementos pequeños en recipientes, cajas y estuches.

  
  • Almacenar juntos los elementos que se usan juntos y, en su caso, depositados en la secuencia con la que se usan.
  • Los lugares de almacenamiento de herramientas deben ser mayores que éstas de modo que sea fácil y cómodo retirarlas y colocarlas.
  • El almacenamiento no debe obstruir el acceso a los extintores ni demás equipos contra incendios.
  • Revise que los cables y conexiones del equipo estén bien organizados y poco visibles.
  • Ubique el teléfono en un lugar de fácil acceso en su puesto de trabajo, de modo que no requiera flexiones estiramientos forzosos para contestarlo.

   

  3. Autocuidado

  
  • Hacer una lista de las cosas inconclusas en nuestra vida y empezar a trabajar en ellas.
  • Iniciar cada día con un proyecto nuevo, disponiéndonos a que sea mejor que el anterior.
  • Hacer ejercicios que permitan asumir una actitud positiva antes de iniciar la jornada laboral.
  • Asumir conductas personales y laborales que garanticen lugares de trabajo en condiciones armónicas.
  • Cada vez que limpiemos el puesto de trabajo, pensemos en como limpiar nuestro interior. Para limpiar el puesto de trabajo requerirá de implementos de aseo, para limpiar nuestro interior sólo requerirá de buena disposición.
  • Elegir estilos de vida y de trabajo saludables.
  • Cada vez que tengamos un pensamiento negativo reemplacémoslo por uno positivo y volvámoslo un hábito.
  • Recuerde adoptar buenas prácticas para mejorar los estilos de vida saludables.
  • Una conducta asertiva facilita el flujo de información en el trabajo y potencia la creación de más de una solución a los posibles problemas laborales que vayan surgiendo, dichos problemas cuando surgen y son transmitidos de forma asertiva reciben diversas alternativas y puntos de vista permitiendo que se resuelvan adecuadamente.
  • La asertividad es considerada como una variable de éxito en las organizaciones para relacionarse.
  • Mantenga siempre relaciones cordiales con sus compañeros y líderes.
  • Disfrute de sus labores cotidianas.
  • Maneje bien su tiempo de trabajo y su tiempo libre.
  • Valore las diferencias (sociales, mentales, emocionales) de las personas que trabajan con usted, así logrará crear un ambiente estimulante (más adecuado para el servicio y la aportación) que permita:

  • - La realización de cada persona.
  • - Nutrir la autoestima y la autovaloración.
  • - Crear las oportunidades para que cada uno madure en la independencia y luego en la interdependencia.

   

   

• Ergonomía

  El buen uso del cuerpo en el puesto de trabajo depende de usted: Conozca mejor su puesto de trabajo, de ello depende un buen uso de su cuerpo:

  • 1. Conocer su puesto de trabajo es conocer los equipos y herramientas: cómo funcionan, qué hacen, de qué están hechos, cómo puedo cambiar ciertas características (por ejemplo: altura de una silla, de una pantalla).
  • 2. Reorganizar los equipos y herramientas, teniendo prioridad para aquellos importantes dentro de la zona de alcance funcional de miembros superiores.
  • 3. Los pies y los miembros inferiores también necesitan espacio. Recuerde despejar la zona bajo el escritorio.
  • 4. Realice pausas activas, que no son otra cosa que cambios de actitud postural para que los tejidos o partes de éstos puedan reposar y prepararse para continuar con su trabajo.

  
  Recomendaciones

  • • La altura de la superficie de trabajo: tenga en cuenta que la altura de la superficie de trabajo debe permitir a los antebrazos estar en posición horizontal sin que los brazos estén muy apartados del tronco.
  • • La altura de la pantalla: El centro de la pantalla debe quedar a la altura de los ojos. La pantalla del computador debe estar totalmente al frente del teclado. Evite que la luz llegue directamente a la pantalla, ya que esto genera brillo.
  • • El software: a veces personalizamos las pantallas con tanta información (íconos) que el espacio efectivo para los datos se reduce mucho, disminuyendo la capacidad de manejo de información que puede generar fatiga visual.

   

   

  La silla: ¿Conoce cómo funciona su silla? ¿Sabe qué características tiene? ¿Sabe cómo hacer funcionar los mecanismos para cambiar las dimensiones de la silla?

  
  La altura del asiento de la silla debe ser regulable (adaptable a las distintas tipologías físicas de las personas). La ideal es la que permite que la persona se siente con los pies planos sobre el suelo y los muslos en posición horizontal con respecto al cuerpo o formando un ángulo entre 90 y 110 grados.

  
  La función del respaldo es facilitar soporte a la región lumbar de la espalda, por lo que debe disponer de un almohadillado que ayude a mantener la curvatura de la columna vertebral en esta zona. El respaldo conviene que llegue, como mínimo, hasta la parte media de la espalda, debajo de los omoplatos y no debe ser demasiado ancho en su parte superior para no restar movilidad a los brazos.

  
  Las sillas de nuestros puestos de trabajo deben ser estables, su base de apoyo estará formada por cinco patas con ruedas. Es importante que las sillas puedan girar y desplazarse, de modo que se pueda acceder con facilidad a los elementos cercanos a la mesa de trabajo y se eviten los esfuerzos innecesarios.
  Es recomendable que el material de revestimiento del asiento de la silla sea de tejido transpirable y flexible y que tenga un acolchamiento de 20 mm de espesor, como mínimo.

  
  Los reposabrazos son recomendables para dar apoyo y descanso a los hombros y a los brazos, aunque su función principal es facilitar los cambios de posturas al sentarse y levantarse de la silla y sostener los brazos cuando no los tenga sobre el escritorio.

  
  Mantener una correcta posición de trabajo que permita que el tronco esté erguido frente al plano de trabajo y lo más cerca posible del mismo, manteniendo un ángulo de codos y de rodillas alrededor de los 90 grados. La cabeza y el cuello deben estar lo más rectos posible.

  • • Revise que los cables y conexiones del equipo estén bien organizados y poco visibles.
  • • Ubique el teléfono en un lugar de fácil acceso en su puesto de trabajo, de modo que no requiera flexiones o estiramientos forzosos para contestarlo.
  • • Mantenga despejado el espacio debajo de la mesa, evite los giros e inclinaciones frontales o laterales del tronco y tenga en cuenta el alcance manual de objetos tales como el teléfono, fax, etc.
  • • Mantenga la espalda recostada totalmente al espaldar de la silla.
  • • Utilice un reposapiés.
  • • Estire las piernas, esto favorece el riego sanguíneo.