Abril 2018

El 3 de abril la sección de Gestión Documental realizó la Jornada en UNISALUD, con el apoyo de las oficinas de Calidad, Aseo, Seguridad y Salud en el Trabajo, Inventario, OGEA y Unimedios. Se realizó el proceso de selección, organización y clasificación de los espacios para almacenar los artículos y documentos importantes.

Los principales hallazgos realizados por la Sección tienen que ver con la inadecuada manipulación y almacenaje de archivos de gestión y algunos fondos acumulados que requieren de una posterior vista para tomar decisiones con respecto a los mismos.

Fue común encontrar unidades de conservación documental como las ascetas (AZ) para almacenar la documentación, la cual es perforada para ser contenida en este sustrato, lo cual provoca el deterioro prematuro de los documentos.

Se pactó un cronograma de visitas para realizar la revisión de los fondos de la siguiente manera:

          • Acta de eliminación de 34 bolsas con CDs y RIPs

          • Diagnóstico de 16 metros lineales de Afiliaciones con fecha inicial de 1972

          • Diagnóstico a fondo acumulado de la oficina de Calidad

          • Diagnóstico a la secretaría de la Jefatura Médica de UNISALUD

Sección de Gestión Ambiental

Se hizo una capacitación sobre la Cultura de las Cinco Erres (Reflexionar, Reducir, Reutilizar, Reciclar y Responsabilizarse) y cómo separar correctamente los residuos sólidos usando elementos gráficos. Además, se hizo un énfasis en la disposición final del tóner, baterías y elementos electrónicos, los más comunes en este sitio.

Sección de Seguridad y Salud en el Trabajo

La sección realizó reflexiones en torno al buen uso del cuerpo en el puesto de trabajo y la ergonomía, que depende de la fisionomía de cada persona. Se realizaron ajustes a las sillas y la altura del escritorio, asimismo la pantalla del computador que debe estar a una buena altura para evitar lesiones en el cuello, codos y hombros.

Hubo una excelente disposición por parte de los funcionarios de UNISALUD al recibir la Jornada.

Antes y después de la Jornada

Antes y después de la Jornada

Resultados

Fueron recuperados 79 kilos de material reciclable, medio kilo de basura y cinco elementos obsoletos.

En conclusión

Los funcionarios de UNISALUD participaron activamente de la jornada y aplicaron el Principio de las Cinco Eses (clasificar, organizar, estandarizar, limpiar y disciplina) explicadas por el área de Calidad y con el apoyo de Gestión Documental, con el fin de mejorar los espacios de trabajo y el manejo de los documentos, que ayudan a minimizar los riesgos.

La sección de Gestión Documental agradece por la excelente por la excelente labor y disposición de las personas que acompañaron la Jornada, por su buena disposición y por su actitud positiva frente a las recomendaciones y observaciones de las demás dependencias, para lograr que la jornada se desarrollara y su s resultados fueran exitosos.