• Estipular tiempos.
• Guiar al área de archivo en el manejo de los documentos.
• Garantizar el derecho a la información.
• Favorecer la selección documental.
• Analizar la adecuada conservación de los archivos.

Elaboración de las Tablas de Valoración Documental

Basados en el conocimiento de la historia institucional, y con los inventarios de cada etapa del desarrollo de la entidad se elabora la propuesta de TVD. El nombre de la entidad, de la unidad administrativa y de las series o asuntos son los datos con los cuales se inicia el diligenciamiento del formato. El tiempo de retención en el archivo central, la disposición final y los procedimientos es el resultado de la valoración. El código se asigna siguiendo el orden jerárquico de dependencias y el orden alfabético de las series o asuntos.